Conditions générales de vente
Evalia

Préambule

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) encadrent la commercialisation professionnelle de la plateforme Evalia, solution SaaS destinée aux établissements et services sociaux et médico-sociaux, aux organisations gestionnaires et aux prestataires habilités qui interviennent dans le pilotage de la qualité, de la conformité, des évaluations HAS, de la gestion documentaire, des actions, des risques, de la veille réglementaire, de la formation et, selon les modules activés, du management des ressources humaines.

Evalia fournit un environnement applicatif permettant notamment de centraliser des informations d'organisation, de créer et suivre des évaluations, audits, rapports, actions correctives, documents, formations, événements indésirables, risques, plans de continuité, notifications et demandes internes. Certaines fonctionnalités s'appuient sur des services d'intelligence artificielle destinés à assister les utilisateurs dans l'analyse, la synthèse, la reformulation ou la recherche d'informations. Ces fonctionnalités constituent une aide à la décision et ne remplacent jamais la validation humaine, la responsabilité professionnelle de l'utilisateur, les obligations réglementaires de l'établissement, ni l'avis d'un professionnel compétent.

1. Identité du Prestataire

La plateforme Evalia est éditée par :

Raison sociale : EVALIA

Forme et capital : SAS au capital de 1 000 euros

Immatriculation : RCS de Fort-de-France - SIREN 108 265 703 - SIRET 108 265 703 00018

Siège social : Voie 1 Grand-Case, 97232 Le Lamentin

TVA intracommunautaire : FR90 108 265 703

Contact : contact@evalia.fr

Ci-après désignée le « Prestataire ».

2. Objet et champ d'application

Les présentes Conditions Générales de Vente, ci-après les « CGV », définissent les conditions dans lesquelles le Prestataire fournit à ses Clients professionnels un accès à la plateforme logicielle Evalia.

Les fonctionnalités effectivement accessibles dépendent de l'Offre souscrite, du Bon de commande et des éventuelles options activées.

Les CGV s'appliquent exclusivement aux personnes morales et professionnels agissant pour les besoins de leur activité. Elles ne sont pas destinées aux consommateurs.

Si une ou plusieurs stipulations des présentes CGV sont tenues pour non-valides ou déclarées comme telles en application d'une loi, d'un règlement ou à la suite d'une décision définitive d'une juridiction compétente, les autres stipulations gardent toute leur force et leur portée.

Les présentes CGV, le bon de commande, les conditions particulières, le DPA, l'annexe de sécurité, l'éventuel SLA, les factures, les documents informatifs transmis au Client ainsi que l’ensemble des documents techniques et légaux remis à celui-ci constituent l'intégralité de la relation contractuelle.

Le Bon de commande et les conditions particulières prévalent sur les CGV en cas de contradiction.

Le Client reconnaît avoir reçu les CGV sur un support durable, en avoir pris connaissance et les accepter avant la commande.

3. Définitions

Client : la personne morale ou le professionnel ayant souscrit une Offre.

Utilisateur : toute personne autorisée par le Client à accéder à Evalia.

Organisation : l'espace Evalia propre au Client.

Plateforme SaaS : la solution logicielle Evalia accessible en ligne et les fonctionnalités incluses dans l'Offre.

Offre : toute prestation indiquée dans le Bon de commande.

Bon de commande : le devis, contrat, formulaire électronique ou commande acceptée par le Client.

Données Client : les informations, documents et contenus déposés dans Evalia.

Documentation : les guides et instructions d'utilisation mis à disposition.

Services : l'accès à Evalia, ses modules, son hébergement, son support et les prestations commandées.

Evaluation HAS : L'évaluation HAS est une démarche obligatoire d'amélioration de la qualité menée par la Haute Autorité de Santé pour les établissements et services sociaux et médico-sociaux (ESSMS). Elle repose sur un référentiel unique, s'effectue tous les cinq ans par un organisme indépendant et se centre sur la personne accompagnée.

4. Commande et activation

Toute commande devient ferme à compter de la signature du devis ou du Bon de commande, de la validation d'une commande en ligne ou du premier paiement lorsque celui-ci intervient avant la signature.

Le Client, personne morale et son représentant personne physique, déclarent disposer de la capacité juridique de procéder à la souscription d’une Offre Evalia et s’engager valablement au titre des présentes CGV. Les présentes CGV font la loi entre les parties et prévalent sur toute autre version ou document contraire. Les CGV applicables sont celles en vigueur à la date de souscription de l’Offre par le Client.

L'accès est activé après réception des informations nécessaires, réalisation des éventuels paramétrages et, le cas échéant, paiement de la première facture.

5. Droit d'utilisation

Pendant la durée de l'abonnement, le Prestataire accorde au Client un droit limité, non exclusif, non cessible et non transférable d'utiliser Evalia pour ses besoins professionnels internes.

Le Client s'engage à respecter l'intégralité des CGU, dont il reconnaît avoir pris connaissance et qu'il a acceptées.

6. Prix

Les prix sont indiqués dans le Bon de commande ou la grille tarifaire applicable à la date de commande. Ils sont exprimés en euros hors taxes, auxquels s'ajoutent les taxes applicables.

Toute prestation non comprise dans l'Offre fait l'objet d'un devis complémentaire.

Sauf stipulation contraire, les abonnements sont facturés d'avance, mensuellement ou annuellement ; les prestations ponctuelles sont facturées à la commande ou à leur réalisation ; les factures sont payables sous trente jours à compter de leur émission ; aucun escompte n'est accordé en cas de paiement anticipé. Le délai convenu ne peut excéder les plafonds prévus par l'article L.441-10 du Code de commerce.

Sauf disposition contraire du Bon de commande, les prix restent fixes pendant la période initiale.

Le Prestataire peut modifier les prix à l'occasion d'un renouvellement, sous réserve d'en informer le Client au moins trente jours avant la nouvelle échéance.

Le Client refusant le nouveau tarif peut résilier l'abonnement à son échéance en respectant le délai de préavis applicable.

Toute augmentation liée à une demande d'ajout de prestations du Client, notamment l'ajout d'Utilisateurs, de modules ou un dépassement de capacité, peut s'appliquer dès l'activation de la prestation correspondante.

En cas de retard, et conformément à l'article L. 441-10 du Code de commerce, des pénalités sont exigibles de plein droit dès le lendemain de l'échéance, sans rappel préalable.

Leur taux correspond au taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de dix points, sans pouvoir être inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal.

Une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement est également due. Une indemnisation complémentaire pourra être réclamée lorsque les frais réellement exposés sont supérieurs, sur justificatifs.

7. Durée et renouvellement

L’Offre est consentie pour une durée initiale définie dans le Bon de commande correspondant à une période minimale d’engagement.

Sauf disposition contraire, au terme de chaque période, l'abonnement est renouvelé tacitement pour des périodes de même durée. Chaque partie peut empêcher le renouvellement par notification écrite au moins trente jours avant l'échéance.

Le Prestataire peut accorder au Client une période de découverte de quatorze (14) jours calendaires. Pendant cette période, le Client peut résilier son abonnement à tout moment, sans indemnité. Les Services demeurant pleinement accessibles pendant cette période, les sommes correspondant à leur utilisation restent dues et sont facturées au prorata de la durée d'utilisation. À défaut de résiliation avant l'expiration de la période de découverte, l'abonnement se poursuit automatiquement pour la durée initiale d'engagement prévue au Bon de commande. La période de découverte est accordée à titre purement commercial et ne constitue pas un droit acquis pour le Client.

Pour les personnes publiques ou contrats soumis au droit de la commande publique, les règles du marché public prévalent sur le présent article.

8. Obligations du Client

Evalia est un outil d'assistance au pilotage. Son utilisation ne garantit pas à elle seule la conformité à un référentiel HAS, l'obtention d'une certification, la réussite d'un audit ou le respect de l'ensemble des obligations réglementaires du Client.

Le Client veille à anonymiser les signalements, événements indésirables et documents lorsqu'une identification nominative n'est pas nécessaire.

Le Client désigne un ou plusieurs administrateurs responsables de la création et suppression des comptes, de l'attribution des rôles et permissions, du contrôle des accès à son Organisation et de la révocation des comptes des personnes ayant quitté sa structure.

Chaque compte est personnel. Le partage d'identifiants est interdit.

Pour les Services IA, l'Utilisateur doit vérifier toute sortie générée avant utilisation, publication, envoi, prise de décision ou intégration dans un rapport. Il ne doit pas considérer les suggestions IA comme des avis juridiques, médicaux, sociaux, réglementaires, financiers ou professionnels définitifs. Il doit éviter de saisir dans les prompts des données personnelles, données de santé ou informations confidentielles qui ne sont pas nécessaires à la finalité recherchée.

Le Client garantit l'exactitude des informations relatives à ses Utilisateurs et informe immédiatement le Prestataire de tout accès suspect ou non autorisé.

Le Prestataire peut utiliser un service tiers de gestion d'identité, notamment Auth0, pour sécuriser l'authentification et les sessions.

Les parties maintiennent leurs coordonnées administratives et de facturation à jour.

9. Données personnelles

Le Client accepte la Politique de confidentialité relative aux traitements des données personnelles.

Pour les Données Client traitées pour le compte du Client, le Client agit en qualité de responsable du traitement et le Prestataire en qualité de sous-traitant. Les traitements sont encadrés par le DPA (Data Processing Agreement).

Le DPA définit notamment l'objet, la durée, les finalités, les catégories de données, les mesures de sécurité, l'assistance, la suppression, les transferts et les sous-traitants ultérieurs conformément à l’article 28 du RGPD.

Le Prestataire traite les données uniquement sur instruction documentée du Client, sauf obligation légale contraire.

10. Hébergement et traitement des données

La Plateforme s'appuie sur des prestataires techniques pour l'hébergement, le stockage et l'exécution des Services. Les catégories de prestataires, les localisations pertinentes et les garanties applicables sont précisées dans le DPA et la Politique de confidentialité en vigueur.

Le Prestataire met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles prévues par le contrat et le DPA et sélectionne ses prestataires selon les exigences applicables aux traitements concernés.

11. Sécurité

Le Prestataire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment en matière d'authentification, d'habilitations, de journalisation, de chiffrement lorsque pertinent, de sauvegarde, de correction des vulnérabilités, de continuité et de reprise.

Le Client demeure responsable de la sécurité de ses terminaux, réseaux, comptes et intégrations.

12. Sous-traitants techniques

Le Prestataire peut recourir à des sous-traitants pour l'hébergement, l'authentification, l'envoi d'emails, le stockage, le paiement, l'analyse ou l'intelligence artificielle.

La liste à jour des sous-traitants est accessible dans la Politique de confidentialité et dans le DPA.

Le Prestataire impose à ses sous-traitants des obligations compatibles avec ses propres engagements. Les mécanismes applicables aux éventuels transferts hors de l'Espace économique européen sont précisés dans le DPA.

13. Confidentialité

Chaque partie conserve confidentiels les informations, documents, méthodes, données commerciales, techniques ou réglementaires reçus de l'autre partie.

L'obligation de confidentialité s'applique pendant le contrat et pendant cinq ans après sa fin, sans limitation de durée pour les secrets protégés par la loi.

14. Propriété intellectuelle

Evalia, son code, son architecture, ses interfaces, sa Documentation, ses marques et composants restent la propriété exclusive du Prestataire ou de ses concédants. Aucun droit de propriété n'est transféré au Client.

Le Client conserve la propriété de ses Données Client. Il accorde au Prestataire, pendant la durée du contrat, les droits strictement nécessaires à leur hébergement, traitement, sauvegarde et restitution.

Le Prestataire ne peut utiliser le nom ou le logo du Client comme référence commerciale sans son accord préalable.

15. Suspension et résiliation pour manquement

Le Prestataire peut suspendre tout ou partie des Services en cas de manquement du Client, notamment en cas de retard de paiement persistant après mise en demeure, d'utilisation illicite ou frauduleuse, de risque pour la sécurité, de violation grave des CGV ou à la demande d'une autorité compétente.

Sauf urgence, le Client est informé et dispose d'un délai raisonnable pour remédier au manquement.

La suspension ne dispense pas du paiement des sommes dues lorsque sa cause est imputable au Client.

En cas de défaut de paiement, le Prestataire adresse au Client une mise en demeure précisant la facture et le montant concernés, la présente clause résolutoire et les conséquences d'une absence de régularisation. Le Client dispose de quinze (15) jours calendaires à compter de la réception ou de la première présentation de cette mise en demeure pour régulariser.

À défaut de régularisation dans ce délai, le Prestataire peut notifier la résiliation du contrat.

La résiliation peut être immédiate en cas de fraude, atteinte grave à la sécurité, utilisation manifestement illicite ou manquement irréversible.

Les sommes dues jusqu'à la fin de la durée initiale d’engagement restent exigibles.

16. Sort des données clients en cas de suspension ou de résiliation

La suspension des Services n'entraîne ni la résiliation du contrat ni la suppression des Données Client. Pendant cette période, les administrateurs habilités conservent un accès limité à la consultation et à l'export des Données Client, ou bénéficient d'un moyen équivalent permettant leur récupération.

En cas de résiliation du contrat, le Client dispose d'un délai de trente (30) jours calendaires à compter de sa prise d'effet pour récupérer l'ensemble des Données Client exportables.

À l'expiration de ce délai, et sous réserve des obligations légales de conservation ou d'un accord contraire entre les Parties, le Prestataire procède à la suppression des Données Client de ses systèmes et donne les mêmes instructions à ses sous-traitants. Lorsque le règlement (UE) 2023/2854 (Data Act) est applicable, cette période de récupération est réputée satisfaire aux exigences prévues par celui-ci.

17. Garanties

Le Prestataire garantit que les Services seront fournis avec le soin raisonnablement attendu d'un professionnel.

Il ne garantit pas une disponibilité permanente sans interruption, l'absence totale d'erreur, la compatibilité avec tous les équipements ou logiciels tiers, un résultat réglementaire ou commercial particulier, ni l'exactitude absolue des contenus générés par intelligence artificielle.

Ces limitations ne peuvent priver de sa substance l'obligation essentielle du Prestataire.

18. Responsabilité

La responsabilité du Prestataire ne peut pas être engagée en cas d'inexécution ou de mauvaise exécution de la prestation due, au fait du Client ou au fait d'un tiers. Dans tous les cas, la responsabilité du Prestataire est totalement exclue dans un cas d’événement qualifiable de Force majeure au sens qu’en donnent la loi et la jurisprudence.

En cas de manquement dû à un événement de force majeure, la partie empêchée informe l'autre partie dans les meilleurs délais. Les obligations affectées sont suspendues pendant la durée de l'événement.

Le Client s'engage à prendre toute mesure raisonnable permettant de limiter les conséquences d'un incident ou d'un dommage.

Si l'empêchement se prolonge au-delà de soixante jours, chaque partie peut résilier les Services concernés sans indemnité.

Chaque partie répond des dommages directs et prévisibles causés par ses manquements.

Sauf disposition impérative contraire, la responsabilité cumulée du Prestataire est limitée au montant hors taxes effectivement payé par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur.

Le Prestataire n'est pas responsable des dommages indirects tels que perte de chance, perte de chiffre d'affaires, atteinte à l'image ou conséquences d'une décision prise sans validation humaine.

Le Prestataire ne répond pas des pertes de données résultant d'une décision prise par le client ou d'une suppression effectuée par le Client ou un Utilisateur habilité.

19. Modification des CGV

Le Prestataire peut modifier les CGV pour tenir compte d'une évolution légale, réglementaire, technique ou fonctionnelle.

Les modifications substantielles sont notifiées au moins trente jours avant leur prise d'effet. Elles s'appliquent au renouvellement suivant, sauf lorsqu'une application immédiate est requise par la loi ou nécessaire à la sécurité.

Le Client refusant une modification substantielle peut ne pas renouveler son abonnement.

20. Droit applicable et litiges

Le contrat est soumis au droit français.

Les parties s’engagent à chercher au préalable une solution amiable pendant au moins trente jours avant toute action judiciaire.

Les présentes CGV sont expressément soumises à la loi française. Tout litige quel qu’il soit relèvera, en l’absence d’accord amiable, de la compétence exclusive des tribunaux français compétents en application des règles édictées par le Code de commerce et le Code de procédure civile.

Les contrats conclus avec une personne publique restent soumis aux règles de compétence et de commande publique applicables.

21. Dispositions générales

Le fait de ne pas exercer un droit ne constitue pas une renonciation.

Si une clause est déclarée invalide, les autres dispositions restent applicables. Les parties la remplacent par une clause valide poursuivant un objectif économique aussi proche que possible.

Le Client ne peut céder le contrat sans accord écrit préalable du Prestataire.